Booking & Cancellation - Terms & Conditions  

The increase in the number of participants at our conferences it means we are obliged to have stricter rules in order to simplify the organization of such events. This reduces the burden on the organisers and helps us to improve the quality of the services rendered during the convention. These terms and conditions, together with any other written information we have brought to your attention before we confirmed your booking, form the basis of our agreement with you. Please read them carefully as they set out our respective rights and obligations.

Duration of the convention

We offer numerous options for booking conferences

  1. a full booking starts with arrival drinks/dinner and ends with the departure lunch.  

  2. complete booking (including extension) from the welcome dinner on Thursday evening to breakfast on Wednesday morning (extension included).   

Other variations cannot be taken into consideration. By registering for one of the two options, you are automatically enrolled and considered as present in all events included in your option.

The price of the conference includes:

  1. hotel room, including breakfast;

  2. all activities and entry fees as stated in the program (any excluded costs will be noted in the program);

  3. transportation costs in and around the place of conference where indicated in the program from a starting point in the hotel chosen by EAI International together with the local member (you are responsible for your own transport costs to city of the convention and between the airport/station/hotel);

  4. meals and refreshments as stated in the program; 

  5. entertainment as stated in the program.

    All extras must be paid by you including use of the mini-bar in the room or late drinks in the hotel bar not included in the program.

Booking and paying for your arrangements

A booking is made with us when:

  1. The fully completed conference application form is received before May 15th; and

  2. Full payment has been received before 15th May.


Participants needing a visa to visit the country of the convention should request an invitation letter from the local organizers in order to apply to the embassy. To obtain this letter, your reservation must be competed (registration and full payment). In addition, you should send a copy of your passport and that of any family members intending to participate in the convention by email at no later than 1 May in order to have enough time to obtain your visa.


All cancellations or modifications received before 15 May, by email ( are free of charge and the fees received will be automatically refunded.

For cancellations or modifications received after May 15, the amount of your initial reservation remains payable if not yet paid and will not be refunded if it has already been paid. You may substitute yourself by someone else to replace you at the event (with an equal duration) or claim under your own travel insurance.


If you are forced to return home early, we cannot refund the cost of the convention and the extension stay you have not used. Depending on the circumstances, your own travel insurance may offer cover for curtailment and you should make a claim directly to them.


If no payment or only partial payment has been received by May 15th, the full amount of your reservation is still due but your registration will be automatically cancelled.


All cancellations or modifications should be sent in writing to EAI International administration.

If we change or cancel

It is unlikely that we will have to make any changes to the program as we plan the arrangements many months in advance. Occasionally, we may have to make minor changes and we reserve the right to do so at any time. Any changes will be minor and we will advise you at the earliest possible date. We will make every effort to ensure that the replacement activity is of the same quality as the one originally planned.

Special/dietary requests

Any special or dietary requests must be advised to us at the time of booking (e.g. diet, room location, a particular facility at the accommodation etc.) You should then confirm your requests in writing. Whilst every effort will be made by us to try and arrange your reasonable special requests, we cannot guarantee that they will be fulfilled. We do not accept bookings that are conditional upon any special request being met.


Disabilities and medical problems

We will do our best to work with our suppliers to cater for any special requirements you may have. If you or any member of your party has any medical problem or disability which may affect your stay, please provide us with full details before we confirm your booking so that we can try to advise you as to the suitability of your chosen arrangements.


Force Majeure

In case of force majeure, regardless whether it concerns either EAI International, as organizing association, the member registered as participant, or any of it accompanying persons, no reimbursement of the sums already paid in respect of the convention can be claimed and the remaining sums are still due to the association.

Factors constituting force majeure include, for example, war, riots, epidemics, pandemics, social conflicts, border closure, natural or nuclear disaster, fire, chemical or biological disaster, bad weather conditions, etc. This list is not exhaustive. 

Jurisdiction and applicable law

These Booking Conditions and any agreement to which they apply are governed in all respects by French law. We both agree that any dispute, claim or other matter which arises between us out of or in connection with your contract or booking will be dealt with by the Courts of France only.

Réservation et annulation - Conditions générales pour la réunion de printemps 2022


L'augmentation du nombre de participants aux congrès d'EAI  International (ci-après EAI) oblige EAI à se doter de règles plus strictes afin de simplifier l'organisation de telles manifestations. Cela allège la tâche des organisateurs et aide EAI à améliorer la qualité des services rendus pendant le congrès. Ces conditions générales, ainsi que toute autre information écrite qu’EAI a portée à l'attention des participants avant la confirmation de la réservation d'un participant, constituent la base de l'accord d'EAI avec chaque participant. Chaque participant doit lire attentivement ces conditions générales, car elles présentent les droits et obligations de chaque partie.


Durée du congrès

EAI offre deux formules de réservation pour la réunion :

1.    une formule normale, du dîner de bienvenue du jeudi soir jusqu’au petit déjeuner du dimanche.

2.    une formule complète, du dîner de bienvenue du jeudi soir jusqu’au petit déjeune du mercredi matin (extension comprise)

Tous autres variations ne peuvent pas être prises en considération. En optant pour l’une des formules, un participant a automatiquement le droit d'assister à tous les événements inclus dans la formule correspondante.


Le prix du congrès comprend :

(i)    la chambre d'hôtel, petit déjeuner compris ;

(ii)   toutes les activités et les droits d'inscription indiqués dans le programme (tous les coûts exclus seront indiqués séparément dans le programme) ;

(iii)  les frais de transport à l'intérieur et autour du lieu du congrès, lorsque le programme l'indique, le point de départ étant l'hôtel choisi par EAI en collaboration avec le membre local (les participants prendront en charge leurs propres frais de transport jusqu’à la ville du congrès et entre l'aéroport/la gare/l'hôtel) ;

(iv)  les repas et les rafraîchissements prévus dans le programme ; 

(v)   les divertissements indiqués dans le programme.


Tous les extras sont à la charge du participant, y compris l'utilisation du mini-bar dans la chambre ou les boissons au bar de l'hôtel et toutes les consommations non mentionnées dans le programme.


Réservation et paiement

La réservation ne sera confirmée :

1.    qu’après la réception du formulaire d'inscription au congrès dûment rempli avant le 15 mai ; et

2.    réception du paiement complet avant le 15 mai.


Les participants ayant besoin d'un visa pour entrer dans le pays où se tient le congrès doivent demander une lettre d'invitation aux organisateurs locaux pour en faire la demande à l'ambassade. Pour obtenir cette lettre, votre réservation doit être confirmée (inscription et paiement intégral). De plus, le participant doit envoyer une copie de son passeport et de celui de tout membre de sa famille ayant l'intention de participer au congrès par courriel à au plus tard le 1er mai afin d'avoir suffisamment de temps pour obtenir votre visa.



Toute annulation ou modification reçue avant le 15 mai, par courriel à est gratuite et les sommes versées seront automatiquement remboursées (hormis les frais de virement bancaire ou d’autres frais de conversion de devises, ni les frais de voyage).

Pour les annulations ou modifications reçues après le 15 mai, le montant de la réservation initiale ne sera pas remboursé. Un participant peut être remplacé par une personne de son choix à l'événement (pour une durée équivalente) ou faire une demande d’indemnisation auprès de son assurance voyage.

Aucun remboursement du coût du congrès ou de l’extension de séjour ne s'applique si un participant est contraint de rentrer chez lui plus tôt que prévu. L'assurance voyage peut offrir une couverture en cas d’interruption de séjour et le participant doit faire une demande d’indemnisation directement auprès de l'assureur.

Toute annulation ou modification doit être envoyée par écrit à


Modifications ou annulations du fait de EAI

Il est peu probable que EAI doive apporter des modifications au programme, car il est établi plusieurs mois à l'avance. Il se peut que néanmoins que certaines modifications soient nécessaires et EAI se réserve ce droit à tout moment. EAI informera les participants de ces changements le plus tôt possible et fera tout ce qui est en son pouvoir afin de s'assurer que l'activité de remplacement est de la même qualité que celle initialement prévue.


Demandes spéciales / diététiques

Toute demande spéciale ou diététique doit être communiquée à EAI au moment de la réservation (par exemple, régime alimentaire, emplacement de la chambre, aménagement particulier de l'hébergement, etc.). Bien que EAI s'efforce de satisfaire des demandes spéciales dans la limite du raisonnable, elle ne peut les garantir. EAI n'accepte pas les réservations qui sont subordonnées à la satisfaction d'une demande spéciale.


Handicaps et problèmes médicaux

EAI fera de son mieux avec ses fournisseurs pour répondre aux besoins spécifiques des participants. Si un participant ou un membre de son groupe souffre d'un problème médical ou d'un handicap pouvant affecter son séjour, tous les détails doivent être fournis à EAI avant la confirmation de la réservation afin qu'EAI puisse conseiller le participant quant à la pertinence des arrangements choisis.


Force majeure

En cas de force majeure, le participant n'a pas droit au remboursement des sommes déjà versées au titre du congrès et les sommes restantes resteront dues à EAI, sauf si un remboursement est reçu par EAI d'un prestataire de services. Dans ce cas, EAI peut rembourser le participant, déduction faite de frais administratifs raisonnables.


Les cas de force majeure comprennent, par exemple, la guerre, les émeutes, les épidémies, les conflits sociaux, la fermeture des frontières, les catastrophes naturelles ou nucléaires, les incendies, les catastrophes chimiques ou biologiques, les mauvaises conditions météorologiques, etc. Cette liste n'est pas exhaustive.


Juridiction compétente et droit applicable

Les présentes conditions de réservation et tout accord auquel elles s'appliquent sont régies en tous points par le droit français. Les deux parties conviennent que tout litige, réclamation ou autre question survenant les parties dans le cadre du contrat ou de la réservation sera de la compétence exclusive des tribunaux français.